POSLOVNE AKTIVNOSTI bit će moguće samo uz e-dokument

Činjenica da već godinama putem interneta kupujemo knjige, kinoulaznice, plaćamo komunalne račune te poslove dogovaramo elektroničkom poštom govori o tome da je elektroničko poslovanje već niz godina naša svakodnevica. No, treba priznati da već godinama zanemaruju elektroničko potpisivanje dokumenata – važan segment e-poslovanja. Naime, kad treba potpisati bilo kakav važniji ugovor između dviju strana, on se potpisuje tradicionalnim načinom, odnosno stavljanjem vlastoručnog potpisa na običan papir. Razloge zašto je tome tako treba tražiti u neinformiranosti gospodarskih subjekata o tomu kako pravilno poslovati elektroničkim putem te straha od nezaštićenosti takvog poslovanja. ‘Kako e? Lako e!’ rekao je u sklopu prezentacije Sigurno e-poslovanje Leopold Eke iz FINA-e.

• Sigurno e-poslovanje počinje zakonima, normama, tehnologijama te sigurnim rješenjima FINA-e koji sve to objedinjuju – kaže Eke. Govoreći o digitalnim certifikatima, ističe da je zapravo riječ o digitalnom identitetu koji ne bi bio moguć bez Zakona o elektroničkom potpisu, normi, interoperabilnosti i FINA-inih certifikacijskih servisa koji su definirani kao skupovi podataka u elektroničkom obliku te su tako svojevrsna elektronička iskaznica. Elektronička iskaznica omogućuje dokazivanje identiteta u elektroničkim interakcijama i sigurnu i povjerljivu komunikaciju putem interneta.

U sklopu izlaganja rečeno je da je FINA jedini pružatelj usluga certificiranja u Hrvatskoj, registrirana pri Ministarstvu gospodarstva, rada i poduzetništva, od kojega je i dobila dozvolu za njihovo izdavanje. Certifikati se izdaju na multifunkcionalnoj smart kartici pod nazivom FINA-e-kartica, a pristupa joj se putem PIN-a. FINA-ini certifikati uskladeni su s hrvatskim zakonima, ali i normama Europske unije. – FINA-ini RDC certifikati standardni su certifikati, široko prihvaćeni, nisu limitirani za neku pojedinačnu aplikaciju, geografsko ili poslovno područje – zaključuje Eke.

Kako bi sudionike upoznao sa zakonskom regulativom u području e-poslovanja te o aktivnostima koje gospodarstvo treba poduzimati pri uvođenju i primjeni elektroničkog poslovanja, Fjodor Ružić iz Središnjeg državnog ureda za e-Hrvatsku u sklopu prezentacije ‘Elektronička isprava – pravni temelj e-poslovanja’ rekao je da se pri razvoju i primjeni sustava za upravljanje elektroničkim dokumentima svi koji žele tako poslovati moraju uskladiti s propisima, poslovnom politikom te pravilima struke i poslovnim procesima. Glavni dio prezentacije posvećen je elektroničkom potpisu kao ključnom elementu upravljanja poslovnim/financijskim sustavima i procesima te e-dokumentu. Definirajući e-dokument, parafrazirao je latinsku poslovicu ‘Hanibal ante portas’ želeći istaknuti da nove tehnologije s razvojem e-poslovanja, elektroničke uprave i elektroničke demokracije stvaraju novu paradigmu: nijedna od budućih poslovnih aktivnosti neće biti moguća bez elektroničkog dokumenta.

• Elektronička isprava je temeljna sastavnica suvremenog poslovanja koja se zasniva na uporabi informatičke tehnologije. Jedino obilježje koje čini dokument elektroničkim jest da mora biti elektronički zapisana i čitljiva informacija – kaže Ružić uz objašnjenje da ljudi u Hrvatskoj često misle da su e-dokument i e-isprava dvije posve različite stvari, što nije točno. To je dosad bio veliki problem, pa je pojasnilo da se za e-dokument rabe i sljedeći izrazi: zapis, spis, izjava i propis. Prema njegovim riječima problem je i to što ljudi ne shvaćaju da papirnati skenirani dokument ne postaje automatski važniji e-dokument. On to može postati, ali prihvaćanje elektroničkog dokumenta temelji se na dokazivanju tehničke ispravnosti dokumenta, sadržajnoj nepromjenjivosti i vjerodostojnosti izvora, odnosno stvaratelja. Sve tri komponente mogu se obuhvatiti jednim instrumentom – elektroničkim potpisom. Vlada je 2002. godine donijela Zakon o elektroničkom potpisu koji ga definira kao generički pojam i podrazumijeva niz različitih vrsta digitalno prikazanih podataka uz pomoć kojih se vrši identifikacija korisnika i provjera vjerodostojnosti potpisanih e-dokumenta. Uz e-potpis postoji i napredni, koji ima istu pravnu snagu kao i vlastoručni potpis ili otisak pečata.

S obzirom na to da elektronički potpis potpisuje ispravu, 2005. g. donesen je Zakon o elektroničkoj ispravi koji, među ostalim, elektroničku ispravu definira kao ‘jednoznačno povezan cjelovit skup elektronički oblikovanih podataka (izrađenih pomoću računala i drugih elektroničkih uređaja), poslanih, primljenih ili sačuvanih na elektroničkom, magnetnom, optičkom ili drugom mediju, i koji sadrži svojstva kojima se utvrđuje izvor (stvaratelj), utvrđuje vjerojatnost sadržaja te dokazuje postojanost sadržaja u vremenu’.

Nakon što fizička i pravna osoba svojom izričito očitovanom voljom prihvati uporabu i promet elektroničkih isprava, ne može poslije odustati od njezine primjene.

Drugim riječima, elektronička isprava treba omogućiti da nešto što uredno elektronički potpišemo ostane trajno čitljivo, prepoznatljivo, da smo upravo mi to potpisali i da je sadržaj toga upravo taj koji je bio kad smo ga potpisali.

Također, zakon određuje da pravilno sastavljena elektronička isprava ima istu pravnu snagu kao i isprava na papiru. Međutim, Ružić ističe da to što je zakon donesen ne znači da sve tvrtke automatski moraju prijeći na takvu vrstu poslovanja. Ali kad fizička i pravna osoba svojom izričito očitovanom voljom prihvati uporabu i promet elektroničkih isprava, ne može poslije odustati od njezine primjene. Kad je riječ o čuvanju digitalizirane isprave, tvrtke moraju zadržavati određene vrste dokumenata tijekom duljeg razdoblja, a razdoblje čuvanja dokumenata valja uskladiti s onim koje propisuju drugi zakoni, ali i poslovna praksa i pravila struke.

• U praksi se susrećemo s tri strategije čuvanja digitalnih sadržaja. Najraširenija, ali ne nužno i najbolja, jest strategija očuvanja tehnologije prema kojoj tvrtke održavaju i čuvaju pojedinačni softver (nekad i hardver) koji je korišten za izradu i pristup informacijama u za to specijalno predviđenim prostorijama unutar tvrtke. Strategija migracije informacija osigurava postupke kojima se izvorne digitalne informacije prekodiraju u nove obrasce prije nego stari obrasci postanu neupotrebljivi, što nikako nije preporučljivo. Treća je strategija simulacije tehnologije. Ona programira budući sustav tako da simulira stariju (napuštenu) računalnu platformu i operativni sustav te pojedinačne programe prema potrebi.

• Kada govorimo o e-ispravi i e-poslovanju, treba reći da su svi elektronički dokumenti imovina i svaka tvrtka koja elektronički posluje mora njima ispravno upravljati, čuvati ih i održavati njihovu ispravnost i upotrebljivost – objašnjava Ružić i zaključuje da se, nažalost, veliki broj tvrtki u Hrvatskoj toga ne pridržava.