Čakovečki standard za ISO dokumentaciju

Iako zvuči nevjerojatno, u Hrvatskoj još postoje tvrtke koje sebe nazivaju ozbiljnim a dokumentaciju vode na klasični način, odnosno olovkom i papirom. Kao glavni razlog štednje odnosno neulaganja u informatičku infrastrukturu šefovi navode malo tržište na kojemu se, želi li se opstati, mora štedjeti na svakom koraku.

Hrvatske su tvrtke u ovom trenutku još premalo svjesne važnosti uvođenja sustava za upravljanje dokumentima (DMS) jer ih doživljavaju kao trošak, a ne shvaćaju velike posredne i neposredne koristi koje njima mogu ostvariti. Povrat investicije pri takvim rješenjima u pravilu se ostvaruje u roku od 6 do 18 mjeseci, a nekad čak i brže. Problem je i u zakonodavstvu koje je još dosta nedoređeno i zahtijeva čuvanje određene dokumentacije u papirnatu obliku bez obzira postoji li ono i u elektronskom obliku. Mnogi upravo tako opravdavaju odgodu uvođenja takvih rješenja, rekao nam je Davor Balaško, voditelj Marketinga i prodaje čakovečke tvrtke Inpro koja je početkom godine na tržište plasirala programsko InQMS – DMS rješenje namijenjeno tvrtkama koje posluju ili tek namjeravaju poslovati prema ISO standardima.

Kad bismo trebali izdvojiti sektore koji su svjesniji potrebe uvođenja takvih rješenja, na prvom mjestu bi bio financijski sektor, konkretno banke i osiguravajuća društva, a nakon toga sektor trgovine. Kod njih se svakodnevno gomilaju velike količine dokumentacije (papirnate i elektronske), koju bez takvih rješenja nije moguće efikasno pratiti. Kod proizvodnih tvrtki je svijest niža, ali polako raste jer počinje shvaćati da je uvođenje takvih rješenja vrlo važan korak u povećanju konkurentnosti.

Sve više hrvatskih kompanija je uvelo ili uvodi ISO standarde, a u kontaktu s nekim od tih kompanija uvidjeli smo da im je upravo upravljanje ISO dokumentacijom najveći problem. Takvim tvrtkama navedeni proizvod olakšava i unapređuje upravljanje dokumentacijom, čime se smanjuju troškovi kako poslovanja, tako i cijene samih ISO certifikata – rekao nam je Davor Balaško, voditelj Marketinga i prodaje Inproa. Dodaje da se pri dodjeli ISO standarda ne određuje način na koji se dokumentacija mora voditi te takva rješenja nisu preduvjet da se certifikat dobije, ali takvo vodenje dokumentacije tvrtkama omogućuje niže troškove pohrane i održavanja dokumenata, mnogo manje vremena se koristi za pretraživanje dokumentacije te povećanje efikasnosti rada. Objašnjava kako treba voljno prilagodljivo. Svaki korisnik ima specifične zahtjeve pa mu tako i pristupamo.

Druga je prednost u tome što je specifičnim pristupom licenciranja cjenovno pristupačno i malim tvrtkama sa samo 10 do 50 zaposlenih. Upravo u tom segmentu se nalazi velik broj tvrtki s ISO certifikatom – govori Balaško. No, neki ne vjeruju u domaći proizvod, pa se odluče za strano rješenje za koje je potrebna velika investicija koja često ne opravda uložen novac pa propadne.

Što se samog sustava tiče, stopostotni je hrvatski proizvod razvijan godinu dana te tvrtkama omogućuje praćenje statičkih dokumenata (priručnici kvalitete, katalozi procesa, knjige radnih postupaka), zapisa kvalitete (korektivne i preventivne radnje, očitovanja uprave, žalbe korisnika…), ali može poslužiti i kao klasičan sustav za upravljanje svim oblicima poslovne dokumentacije (DMS).

Cijena ovisi od instalacije do instalacije, odnosno procjene koliko će se ljudi koristiti proizvodom, koji će moduli biti uključeni u instalaciju i slično. Budući da je proizvod na tržištu tek nekoliko mjeseci, dosad je obavljeno tek nekoliko instalacija dok je 15 tvrtki na čekanju, među kojima su i tvrtke iz Slovenije, Bosne i Hercegovine te Makedonije, a zbog pozitivnih reakcija Balaško najavljuje širenje na zapadno tržište za koje već ima dva zainteresirana klijenta, a prednost u odnosu na konkurenciju InQMS cijenom i kvalitetom može biti konkurentno razvijanjem svjetskim imenima pogotovo što se zbog korištenja jezičnih datoteka vrlo brzo može prilagoditi, tj. lokalizirati za bilo koju državu.