Sugovornici se reproduciraju u prirodnoj veličini na velikim zaslonima razmještenima oko stola. Na mjesto koje bi zauzeo stvarni sudionik sastanka dolazi slika na zaslonu u prirodnoj veličini. S obiju strana prijenosa može se govoriti u isto vrijeme.
Videokonferencijski sustavi prevalili su, zahvaljujući napretku tehnologije, daleko put pa danas više nalikuju nečemu iz Star Treka nego slabašnoj slici i zvuku prvih web kamera i videotelefona. Dakako, kod videokonferencijskih sustava postoje velike razlike u kvaliteti, funkcionalnosti a, u krajnjoj liniji, i cijeni. Na bazičnoj razini, videokonferencijom mogao bi se nazvati svaki telefonski razgovor koji uključuje video. Mobiteli s podrškom za 3G ili stolni videotelefoni najjednostavnija su varijanta, koja unatoč relativno niskoj cijeni i jednostavnosti korištenja u velikoj mjeri nije zaživjela. Zanimljivo je da je prvi videotelefon, nazvan PicturePhone, američki AT&T predstavio davne 1964. godine, ali uređaj je zbog visoke cijene i male potražnje doživio potop na tržištu.
Svojevrsnu videokonferenciju može se pokrenuti i na vlastitom PC-u, uz pomoć obične web kamere. No kvaliteta slike i zvuka u sličnim situacijama jednostavno nije dovoljna za ozbiljniju komunikaciju pa će se većina korisnika odlučiti ili za jednostavnu telefonsku konferenciju ili za pravi videokonferencijski sustav. Samo cjelovit i dovoljno kvalitetan videokonferencijski sustav može popuniti rupu između telefonskog razgovora i putovanja.
Takvi su sustavi dostupni u različitim izvedbama, uz različitu razinu kvalitete, podršku.
Kompanija LifeSize Communications specijalizirana je za videokonferencijske sustave, a njihov paket LifeSize Room jedan je od prvih takvih sustava koji omogućavaju prijenos videa HD (high-definition) kvalitete, što znači da prenose sliku razlučivosti 1280×720 u 30 sličica u sekundi. Sve se to može obaviti na vezi propusnosti 1 Mbit/s. Sustav je i vizualno atraktiviran, a uključuje HD kameru sa širokokutnim objektivom i poljem vidljivosti od 70 stupnjeva. Cijena mu je, međutim, 11.999 dolara (bez ekran, mrežne opreme i softvera).
Najpoznatiji proizvođač mrežne opreme Cisco prirodno je uskočio u područje videokonferencija, budući da nije moguće pokrenuti napredniju videokonferenciju bez posebnih mrežnih komponenti. Njihov TelePresence sustav, zajedno s HP-ovim Halom, Polycomovim UltimateHD-om i još nekim paketima trenutačno spada u vrh ponude. Sustav se sastoji od polukružnog stola i tri golema 65-inčna plazma zaslona koji vjerno reproduciraju sliku HD kvalitete (720p ili 1080p), a ona se prenosi preko mreže pomoću H.264 kompresije. Unatoč kompresiji, potrebno je od 9 do 12 Mbit/s.