Zbog olakšica svakako treba prijaviti najam ureda

Ugovor o zakupu poslovnog prostora mora biti sklopljen u pisanu obliku, a propisano je da, među ostalim, mora sadržavati podatke o poslovnom prostoru koji se iznajmljuje, o djelatnosti koja će se obavljati u prostoru te moraju biti navedeni iznos zakupnine i rokovi njezina plaćanja. Ako rok plaćanja zakupnine nije ugovoren, zakupnik je dužan zakupninu plaćati mjesečno unaprijed, i to najkasnije do petog u mjesecu. Može se ugovoriti da zakupnik snosi i neke troškove povezane s korištenjem i održavanjem prostora. U pravilu je riječ o troškovima grijanja, utrošku vode i električne energije. Ako u vezi s troškovima održavanja poslovnog prostora u ugovoru o zakupu nije ništa posebno navedeno, zakupnik prema zakonu snosi troškove tekućeg održavanja poslovnog prostora što podrazumijeva čišćenje, soboslika i radove, sitnije popravke na instalacijama i slično. Za poslovni prostor u zgradi, zakupnik snosi i troškove održavanja zajedničkih uređaja i usluga, primjerice čišćenje stubišta, održavanje lifta i slično. Dakako, troškovi zajedničkog održavanja zgrade mogu se uključiti i u zakupninu.

Ugovor o zakupu može se sklopliti na određeno vrijeme i tada prestaje protokom vremena na koji je zaključen. Ako je ugovor o zakupu sklopljen na neodređeno vrijeme, prestaje otkazom, ali tek nakon ugovorenoga otkaznog roka. Ako otkazni rok nije ugovoren, iznosi tri mjeseca. Ugovor o zakupu poslovnog prostora na neodređeno vrijeme može se otkazati samo prvog ili petnaestog dana u mjesecu, osim ako nije drugačije ugovoreno. Zakupnik nema pravo unaprijeljeni poslovni prostor ili dio tog prostora dati u podzakup, osim ako tako nije ugovoreno.

Najam poslovnog prostora oporeziv je PDV-om prema stopi od 22 posto. Ako je zakupodavac obveznik poreza na dodanu vrijednost, dužan je istekom svakog mjeseca izdati račun za obavljenu uslugu najma. Zakupnik može koristiti pretporez s ulaznog računa za zakup tek nakon što je primio račun propisanog sadržaja.

Pretporez se može koristiti i s računa za plaćeni predujam, ali uz jednako pravilo, naime da račun mora sadržavati sve propisane podatke. Na primjer, u slučaju kad je najamnina plaćena za više mjeseci unaprijed, zakupodavac je dužan izdati račun za prilagodjene predujam, na osnovi kojega zakupnik može odbiti pretporez. Istekom svakog obračunskog razdoblja, zakupodavac izdaje račun za obavljenu isporuku najma u kojemu zaračunava PDV, ali ga više ne plaća, jer za isto obračunsko razdoblje stornira prethodno izdani račun za prilagodjene predujam.

Analogno, nakon primitka ulaznog računa za uslugu zakupa, zakupnik stornira ranije prilagodjene račune za plaćeni predujam prema kojemu je već odbio pretporez, tako da račun za prilagodjenu isporuku usluge najma ne daje pravo za ponovno korištenje pretporeza.

Zakupnik koji PDV plaća prema fakturiranim naknadama može koristiti pravo na pretporez s ulaznog računa za zakup poslovnog prostora, čak i ako taj račun ne plati. Iznimka su jedino slučajevi kad je zakupodavac izdao račun s oznakom R-2. Pretporez se prema takvom računu može koristiti tek kad je račun plaćen. Dakako, za zakupce fizičke osobe koji PDV plaćaju prema naplaćenim naknadama i u vezi s izdanim za zakup vrijedi pravilo da je korištenje pretporeza uvjetovano plaćanjem računa, neovisno o tome je li riječ o ulaznom računu s oznakom R-1 ili R-2.

Kad je zakupodavac fizička soba koja ne vodi poslovne knjige, već porez na dohodak od imovine plaća prema rješenju Porezne uprave, nije nužno izdavanje mjesečnih računa za ugovorenu zakupninu. Pravna osnova za priznavanje rashoda za najam poslovnog prostora u unajmljeni poslovni prostor.

Zakupnik se može obvezati da će urediti poslovni prostor, čak ga možda rekonstruirati i time povećati njegovu vrijednost i vijek trajanja. Na primjer, uvesti centralno grijanje, izmjeniti dotrajali parket, prozore i vrata i slično. Takva se ulaganja mogu ugovoriti kao unaprijedno plaćanje najamnine, a mogu se utanakiti na način da zakupodavac zakupniku daje pravo ulaganja u njegovu imovinu radi prava korištenja.

Ulaganje na tijekom imovini radi korištenja kod zakupnika se evidentira kao dugotrajna imovina, od koje se obračunavaju troškovi amortizacije. Takav oblik nematerijalne imovine amortizira se prema stopi od 25 posto godišnje, ali porezni obveznik može donijeti odluku o bržem amortiziranju, sve do dvostrukog iznosa ove stope. Poduzetnici moraju biti naročito oprezni kad ulažu u imovinu fizičkih osoba, posebno u slučaju kad je riječ o fizičkim osobama blisko povezanim s trgovačkim društvom ili obrtnikom koji ulaže u zakupljeni poslovni prostor. Ulaganjem se povećava vrijednost privatne imovine, pa bi istekom razdoblja zakupa Porezna uprava u svakom pojedinačnom slučaju trebala utvrditi je li povećana imovna zakupnina i, ako je riječ o povećanju, oporezivati ga jednako kao i najamninu koju je fizička osoba ostvarivala tijekom razdoblja zakupa.

Jamčevina, kojom se osigurava naplata najamnine ili naplata eventualnih oštećenja na poslovom prostoru i koju plaća zakupnik, nije oporeziva porezom na dodanu vrijednost. Za zakupnika iznos dane jamčevine nije rashod poslovanja, nego oblik imovine – potraživanje za dani novčani depozit. Također, zakupodavac koji je primio jamčevinu ne evidentira priljev iznos u prihode od poslovanja, iako je novac uplaćen na njegov račun. Za njega primljeni svota jamčevine predstavlja obvezu prema zakupniku. Tek ako se jamčevina i upotrijebi za svrhe za koje je uplaćena, npr. za izmirenje obveze za zakupniku, ona postaje prihod zakupodavca.

Osoba. Ako se najamnina plaća pravnoj osobi, a iznos pojedinačnog računa je do 5.000 kn, dopušteno je gotovinsko plaćanje. Pojedinačni računi za zakupinu u iznosu većem od 5.000 kn, plaćaju se doznakom s računa zakupnika na račun zakupodavca. U slučaju kad se zakupinu plaća fizičkoj osobi, obvezno je plaćanje na žiro-račun, neovisno o svoti koja se plaća.

Kad je zakupodavac fizička osoba, često od zakupnika traži da osim svote najamnine podmiri i njegovu obvezu za porez na dohodak sukladno rješenju koje mu je izdala Porezna uprava. To je dopušteno jedino na temelju upute (assignacije) kojom fizička osoba kao vjerovnik zakupnine uputi svog dužnika (zakupnika) da dio ugovorene najamnine, umjesto na njegov žiro-račun, usmjeri na račun poreza na dohodak. Naime, takvo plaćanje je za zakupnika uvijek plaćanje dijela ugovorene najamnine, jer porez na dohodak od imovine mora teretiti fizičku osobu zakupodavca. Ponekad ugovorne strane u ugovoru o zakupu ugovore svotu zakupnine u iznosu od x kuna uvećanom za pripadajući porez na dohodak.