Ured treba biti ugodan svima, a ne samo nekima

Pregovore o načinu ponašanja u uredu pomno pripremite pazeći pritom da se ne stvore klanovi ili dva ‘protivnička tima’, što bi moglo znatno otežati postizanje rezultata koji će svima odgovarati.

Radim u maloj privatnoj tvrtki u koju sam došla nekoliko godina nakon što je tvrtka osnovana. Ured dijelim s još pet kolega i kolegica. Problem je u tome što neki od njih preglasno govore dok razgovaraju telefonom, jedna osoba sluša radio (koji pojača kad je razgovor ostalih preglasan), jedan kolega i kolegica puše… Nemojte misliti da nisam tolerantna, ali imam potrebu osam sati provesti u ugodnu okruženju, a ne znam kako ga osigurati a da se ne zamjerim ostalima. Čini mi se da bi i drugima to jako odgovaralo, ali svi šute i čekaju da netko drugi riješi problem. Što predlažete kao put rješenja?

Sasvim ste dobro postavili problem, ali sada trebajte korak dalje. Provjerite što o ovom problemu misle vaši kolege, potaknite ih da i sami osvijeste potrebu za povoljnijim uvjetima boravka i rada u zajedničkom poslovnom prostoru, a onda zajedno dogovorite nova pravila igre za ugodan boravak u njemu. Pristupite cijelom procesu kao da je riječ o pregovorima i za njih se dobro pripremite pećet vidjeti da će potpora koju osigurate dovesti i do rezultata – tj. do mira u kući, kojem očito težite.

Pregovori u kojima sve strane dobivaju (tzv. win-win) dat će dugotrajne rezultate, pravo rješenje i potporu svih zainteresiranih. No kako se pripremiti za njih? Trebate prikupiti informacije, postaviti cilj koji osigurava dobrobit svima i utvrditi strategiju pregovaranja. No, cijeli proces, jer riječ je o odnosima među ljudima, koji su često nepredvidljivi, valja voditi s mjerom.

Pripazite da u fazi prikupljanja informacija ne pretjerate, kako ne biste kao rezultat imali stvaranje klanova ili dva ‘protivnička tima’, jer ćete tada otežati postizanje rezultata koji će svima odgovorati. A mogli biste i zakomplicirati situaciju ako postoje neki skrivni motivi ili odnosi koji samo čekaju da isplavaju na površinu. Bilo bi idealno kad biste osigurali potporu osoba koje kod ostalih kolega uživaju utjecaj i ugled. Zajedničkim prijedlogom u neformalnom druženju tada ćete, bez nepotrebnog pritiska, ostvariti zajednički interes – ugodnije zajedničko mjesto za ostvarenje poslovnih rezultata.

Možete, primjerice, pitati kolege jesu li raspoloženi za druženje. Pretvorite takav način komuniciranja u dobru naviku češće se okupljajući. Isprva će trebati uložiti malo energije, no plod tog truda vrlo će se brzo isplatiti. To može biti zajednički odlazak na piće poslije posla, tijekom kojega će se nakon nekoliko susreta razviti rasprava o tome kako biste zajedno mogli poboljšati uvjete boravka u uredu. U cijelom procesu svakako netko treba voditi pregovore. Neka to bude osoba koja ima najduži staž u tvrtki, na primjer, ili netko koga zajedno izaberete i voljan je prihvatiti tu ulogu.

Osobama koje imaju problema s koncentracijom osigurajte radno mjesto najmanje izloženo buci. Glasnijim članovima skupine osigurajte prostor kako bi razgovore koje trebaju obaviti vodili u prikladnijem prostoru. Sastavite zajednički prijedlog koji pokrije sve te pojedinosti i dajte ga direktoru, naglašavajući pritom svoju spremnost za pomoć u njegovoj realizaciji.

Netko će reći da je postojeće stanje u prostoriji koju dijeli 5-6 ljudi jednostavno posljedica nesposobnosti rukovoditelja da svima osigura primjerene uvjete za rad, i bit će u pravu. No, s obzirom na to da i sami možete osigurati rješenje problema ne uvodeći prije svojega dogovora u priču onoga tko bi svojim autoritetom možda osigurao brži rezultat, ali, vjerujte, i kratkotrajno, prionite na posao. A ako za svoju ideju osvojite potporu većine, a kompromisima zadovoljite potrebe onih koji se moraju nečega odreći, zajedničkim ćete snagama osigurati da rezultat bude povoljan za sve – i lakše osigurati podršku direktora da vam osigura uvjete za neometan rad.