Sindrom CPIS: Stalno ometanje u poslu

Prije dvije godine tvrtka phones4u zabranila je e-mailove na poslu. Zabrana je kratko trajala, a cilj je bio upozoriti zaposlenike koliko radnog vremena troše prekapajući po nepotrebnim e-mailovima.

Još donedavno informacijsko preopterećenje bilo je pogubno za uredski život – bujica podataka preplavljivala je radna mjesta i uništavala kolektivnu produktivnost. Pokazalo se, međutim, da je mnogo informacija i podataka na internetu smeće i da se slobodno može zametati e-mail koji je poslan na više od tri adrese. No, pojavila se nova nevolja – preopterećenost prekidanjem. Prije su se prekidi u radu mogli dogoditi jedino tako da vas netko nazove ili jednostavno uđe u ured. Sada je to moguće e-mailom, instant messaging programima, mobilima, BlackBerryjem ili PDA uređajima. Obilje komunikacijskih kanala zbog stalnog prekidanja definitivno je loše za produktivnost, slažu se stručnjaci, jer ljudima koji se bave intelektualnim radom treba najmanje pet do 15 minuta da se ponovno koncentriraju na ono što su radili prije prekida.

Znanstvene grabe o tom problemu sve je više. Kad je BaseX, kompanija za IT istraživanja, proveo studiju o efektima prekida na tisuću uredskih zaposlenika, zaključili su da radnici potroše prosječno 2,1 sat dnevno na prekide (uključeno s vremenom potrebnim da se ponovno koncentriraju na rad). Studija Glenna Wilsona, psihijatra na Sveučilištu u Londonu, propitala je kako volonteri obavljaju svoje zadatke, prvo u tihom okolišu, a onda u okolišu u kojem su bili izloženi baraz poziva i poruka. U potonjem slučaju efektivni IQ bio je smanjen za 10 bodova. Za usporedbu, u sličnim studijama koje uspoređuju stalne korisnike kanabisa s kontrolnom grupom pad koncentracije je bio oko 5 bodova.

Ne ugrožavaju samo prekidi i vrijeme neposredno poslije njih koncentraciju radnika na posao koji obavlja. Kontinuirano parcijalno ometanje (engl. CPIS) mnogo je veći problem nego što se misli. Sama svijest o tome da radite u okolišu u kojem znate da ćete biti prekinuti uzrokuje pad produktivnosti čak i ako se prekidi ne događaju. Jednostavno ste u stalnom stanju iščekivanja. CPIS se često zna preliti i u slobodno vrijeme, što znači da se nikad zapravo potpuno ne oporavite. No, kao i toliko drugih stvari koje su loše za nas, prekidi mogu postati ovisnost. Bavljenje još jednim e-mailom, instant porukom, SMS-om ili pozivom nešto je poput brzog šuta, tvrde psiholozi. Osjećate se dobro, nešto ste obavili. No, dugoročno gledano, postižete manje što više vas se prekida.

Jedna od kompanija koja je pokušala nešto napraviti po tom pitanju je phones4u, lanac prodavaonica mobilnih telefona. Prije dvije godine, John Caudwell, njihov osnivač, zabranio je e-mailove na poslu. Mediji su o tome naveliko pisali, ali kompanija tvrdi da je zabrana kratko trajala, a da je njen cilj bio skrenuti pažnju zaposlenika na činjenicu da neki ljudi troše sate dnevno prekapajući po nepotrebnim e-mailovima. S druge strane, a o tome se manje pisalo, htjeli su realizirati holističku komunikacijsku strategiju. Tako u phones4u koriste e-mail, ali samo toliko koliko je to nužno, ne koriste instant messaging, a veliki dio njihove komunikacije je licem u lice.

Činjenica je, međutim, da postoje ograničenja onome što se može postići elektronički prije kontakta uživo, kaže Chris Kimble, predavač na Sveučilištu York. Studija koju je to sveučilište radilo s Helwett-Packardom pokazala je da postoje stvari koje ljudi rade jako dobro online, ali dođu do točke na kojoj se, da bi se radni odnos mogao dalje razvijati, jednostavno moraju naći osobno.

Nitko ne dovodi u pitanje da e-mail, instant messaging, mobiteli itd. mogu podići produktivnost, ali to je tako samo ako mi njih kontrolišemo, a ne obrnuto. Uobičajeni prigovor je da se šalju hrpe djelomičnih poruka, a da bi zapravo jedan telefonski poziv bio sasvim dovoljan da se sve precizno dogovori. Dio rješenja je, kaže Mary Czerwinski, glavna istraživačica u Microsoftovoj grupi za vizualizaciju i interakciju, ‘izgraditi sustave koji štite korisnikovu pažnju i koristiti alate koji održavaju protočnost zadataka’. Primjeri ovoga uključuju ‘elegantne periferne zaslone koji vam omogućuju da uz-